INSCRIPCIONES CON:
SR. ALEJANDRO LARENAS
COORDINADOR DE CAPACITACION
OFICINA DE PERSONAL
9781746 - alarenas@odontologia.uchile.cl
Se solicita hacer sus inscripciones a la brevedad por el tema de cupos.
Presentación
La Unidad de Capacitación de la Universidad de Chile, en Diciembre de 2007 realizó un estudio sobre las competencias que deben presentar todas las secretarias de nuestra institución.
La conclusión de dicho estudio indicó que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias:
Conocimientos técnicos del cargo (Rol, Redacción, Digitación, Contabilidad, Archivos)
Manejo Computacional
Servicio al Cliente
Trabajo en Equipo
Conocimiento y Compromiso Organizacional
Es por ello, que durante el 2008 se inició un programa de especialización en tres niveles, los cuales se realizarían en tres años consecutivos.
- Secretariado Nivel Asistente General
- Secretariado Nivel Asistente Ejecutivo
- Secretariado Nivel Asistente De Alta Dirección
El plan de estudios se aprecia a continuación:
COMPETENCIAS
NIVEL ASISTENTE GENERAL
NIVEL ASISTENTE EJECUTIVO
NIVEL ASISTENTE DE ALTA DIRECCION
C. Técnicas:
Manejo Computacional
Uso de Tecnologías:
Sistema Operativo
Procesador de Texto
Presentaciones
Uso de Tecnologías:
Hojas de Cálculo
Bases de Datos
Uso de Tecnologías:
Correo Electrónico
Internet
Actualización permanente en tecnológicas
C. Técnicas:
Conocimientos Técnicos del Cargo
Rol de la Secretaria
Redacción I Contabilidad Básica
Digitación
Rol de la Secretaria:
Redacción II
Archivos
Organización de Eventos y Protocolo
Rol de la Secretaria: Ergonomía y Desarrollo Profesional
Redacción III
C. Transversales
Servicio al Cliente
Servicio al Cliente I:
Servicio al Cliente II
Servicio al Cliente III:
C. Transversales
Trabajo en Equipo
Trabajo en equipo I
(nivel inicial)
Taller Trabajo en Equipo
(nivel avanzado)
Continuando con este programa, por segundo año consecutivo se ofrece el Segundo Nivel de Asistente Ejecutivo, para las secretarias que deseen comenzar el proceso de actualización de sus conocimientos.
Como esta basado en la Metodología de Competencias, las secretarias podrán dar Pruebas de Suficiencia en caso que tengan los conocimientos que se desarrollan en alguno de los módulos técnicos del Nivel de Asistente Ejecutivo, para ello deben revisar las fechas de los exámenes que se presentan más adelante.
Del mismo modo, quienes no hayan asistido al primer nivel y deseen integrarse en este, deberán rendir las pruebas de suficiencia del NIVEL ASISTENTE GENERAL y si adicionalmente desean eximirse de algún curso del NIVEL DE ASITENTE EJECUTIVO, también deberán rendir las pruebas respectivas.
Si aprueban dicho examen, se eximirán del Módulo. Por su parte, MANPOWER al emitir el certificado final, lo hará considerando la aprobación del nivel competo, lo que en este caso será de SECRETARIA NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA.
Requisitos de Inscripción
El curso esta destinado a Secretarias que desempeñen sus funciones en la Universidad de Chile y que hayan participado del curso Secretariado Nivel Asistente General.
Podrán participar otras secretarias, siempre y cuando aprueben las pruebas de suficiencia respectivas.
Solicitud de inscripción y autorización de sus jefaturas.
Informar al Coordinador de Capacitación, quién enviará la Inscripción Oficial a la Unidad de Capacitación Central.
Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican.
Contenidos
EXCEL BASICO INTERMEDIO (23 HORAS)
Repaso de Introducción a Windows (2 HORAS)
El escritorio de Windows
Pasar de una ventana a otra
Cerrar ventanas
Minimizar y maximizar ventanas
Restaurar ventanas minimizadas o maximizadas
Desplazar ventanas
Cómo modificar el tamaño de una ventana
Seleccionar archivos
Crear carpetas
Modificar el nombre de archivos y carpetas
Eliminar archivos y carpetas
Copiar archivos y carpetas
Mover archivos y carpetas
Previsualización de archivos (Vista rápida)
Cómo recuperar archivos eliminados
Administrar la papelera de reciclaje
Panel de control
Fecha y hora
Impresoras
La pantalla; su configuración
Personalizar el diseño y el fondo del escritorio
Protector de pantalla
Apariencia
PROGRAMA EXCEL (21 HORAS)
Aspecto del programa
Hojas de cálculo.
Libros de trabajo.
Análisis de datos y gráficos.
Ejecución de Excel.
Zona de trabajo, Zona del programa.
Zona del libro activo.
Barra de desplazamiento.
Zona de pestañas.
Barra de estado.
Barra de fórmulas.
La barra de menús.
Las barras de herramientas
Las barras en Excel.
Mover barras de herramientas.
Personalización de las barras.
Creación de nuevas barras.
Modificar botones.
Colocación de las barras.
Personalizar la barra de formato.
Crear una barra de herramientas.
Trabajo con la hoja de cálculo
Desplazándose por la hoja.
Seleccionar una celda.
Asociar un nombre a una celda.
Selección de rangos.
Introducción de datos
Rellenar una celda.
Formateo de datos.
Introducir datos en un rango.
Introducción de fórmulas
Fórmulas simples.
Tipos de fórmulas.
Funciones
Fórmulas con referencia.
Referencias en el libro de trabajo.
Fórmulas predefinidas.
Formas de crear una fórmula.
El botón Autosuma.
Valores de error.
Cortar, copiar y pegar
Cortar, copiar y pegar. Descripción.
Mover.
Duplicar.
Gestión de Archivos
Extensión de archivos.
Nuevo y guardar.
Guardar como.
Abrir y Cerrar.
Libros de trabajo
Trabajar con varios libros.
Organización de los libros.
Visualización de libros de trabajo.
Trabajar con las hojas de un libro.
Formato de los datos
Mejorar el aspecto de los datos.
Formato numérico.
Alineación de los datos.
Zona de Alineación de texto
Zona de Orientación
Zona de control del texto
Formato de tipo de letra.
Formato de bordes.
Formato de diseño.
Búsqueda y sustitución
Buscar.
Reemplazar.
Presentación de datos
Presentación preliminar.
Preparar página.
Configurar márgenes.
Encabezados y pies de página.
Configurar hoja.
Diálogo imprimir.
Creación de gráficos
El asistente para gráficos.
Modificación de un gráfico existente.
Listas
Construcción y mantenimiento.
Fichas para modificar listas.
Ordenación de listas.
Filtros
La orden autofiltro.
Los 10 más de Autofiltros.
Autofiltro personalizado.
Eliminación de filtros automáticos.
Fórmulas y funciones simples
Referencia Relativa, Absoluta y Mixta
Vínculos e hipervínculos
Impresión
Formateo avanzado
Copiar formato.
Ajustar tamaño de filas y columnas.
Formato de celdas por secciones.
Autoformatos.
Estilos.
Formato condicional.
Subtotales
Bases de datos (access)
Conocimientos básicos
Qué es una base de datos
Componentes de una base de datos
Bases de datos relacionales
Tablas. Registros y campos
Comenzando con MS-Access
Como diseñar una Base de datos
Requisitos Técnicos Access
Cuadro de entrada en Access
Crear una base de datos en blanco
Abrir base de datos existente
Asistente para base de datos
Los Objetos de MS-Access
Los objetos en Access. Definición
Creación de Tablas
Tipos de datos en Access
Crear la primera tabla
Asistente para tablas
Crear tablas en vista Diseño
Definición de campos
Propiedades de los campos Ficha general
Definición de una clave principal
Las Relaciones en Access
Relaciones en Access
Mostrar la ventana de relaciones
Definición de la primera relación
Definir una relación de varios a varios
Modificar Tablas
Borrar Tablas
Cambiar el nombre de las tablas
Cambiar el nombre de los campos
Insertar campos
Copiar campos
Borrar campos
Desplazar campos
Cambiar tipos de datos
Tablas, Visualización Hoja de datos
Modificar el formato
Modificar ancho de columnas
Modificar altura de filas
Organizar las columnas
Ocultar y mostrar columnas
Inmovilizar columnas
Cambiar tipos de fuentes
Cambiar el formato de las celdas
Predeterminar el formato de hoja de datos
Tablas, Cambio de datos
Añadir nuevo registro
Reemplazar datos
Copiar y pegar datos
Eliminar filas
Tablas, Ordenar y Buscar
Ordenación de datos
Uso de filtro u orden avanzado
Uso de buscar
Uso de filtro por selección
Uso de filtro por formulario
Tablas, Imprimir Hoja de datos
Vista preliminar de una hoja de datos
Configurar página
Impresión
Consultas, Definición y Tipos
Definición de una consulta
Tipos de consultas
Crear una Consulta de Selección
Crear una consulta de selección
Partes de una consulta
Especificar los campos
Asistente para consultas sencillas
Consultas, Criterios
Introducción a los criterios de selección
Operadores lógicos
Operadores comparativos
Entre, In y Como
Modificar Consultas
Modificar consultas
Cambiar el nombre de un campo, consulta
Ordenación de datos
Uso de parámetros en las consultas
Definición de un parámetro
Mostrar un parámetro en un campo
Consulta de Totales
Definición, Consultas de totales
Totales dentro de grupos
Selección para formar grupos
Selección de grupos específicos
Definición y Tipos de Formularios
Definición de un formulario
Seleccionar y cambiar datos
Encabezados, secciones y pies
Tipos de formularios
Creación rápida de un Formulario
Autoformularios
Crear con el Autoformularios Columnas
Añadir registros y modificar datos
Método abreviado de teclado
Añadir nuevo registro
Cambiar y eliminar datos
Impresión de un Formulario
Impresión de un formulario
Crear un Formulario en Vista Diseño
Formularios y la orientación a objetos
Crear un formulario en vista Diseño
El Cuadro de herramientas
Diseño de un formulario sencillo
Empezar a diseñar un formulario
Desplazamiento y tamaño de los controles
La barra de herramientas formato
Propiedades de un cuadro de texto
Ajustar etiquetas de texto
Ajustar propiedades de los formularios
Comprobar el resultado
Asistente y Autoformato de formularios
Asistente para formularios
Modificar el formulario
Autoformato
Mejorar Apariencia
Líneas y rectángulos
Color y efectos especiales
Fuentes
Informes básicos
Utilización de los Informes
Vista global de un Informe
Encabezados, secciones y pies de grupos
Objetos en los Informes
Diseño de un Informe
Informes sencillos: Autoinformes
Diseño de un Informe
Asistente para Informes
CEREMONIAL, PROTOCOLO E IMAGEN (30 HORAS)
Imagen y presentación personal
Proceso en la formación de la imagen
Incidencia de la Imagen Personal en la Imagen Corporativa
¿Qué tipo de persona es usted?
Los 4 principios de la elegancia
Mejoremos nuestra imagen
El look ideal
Estilo personal de acuerdo a la morfología
La importancia de la presentación personal
El impacto de la primera impresión
La confianza personal y la autoimagen
Precedencias
Precedencia de Autoridades Nacionales y Extranjeras
Autoridades Nacionales
Ministros de Estado
Agentes Diplomáticos
Protocolo Eclesiástico
Fuerzas Armadas y de Orden
Actos Organizacionales
Actos Menores de Familia o Amistad
Vocativos en Chile para Autoridades Nacionales y Extranjeras
Uso de los Emblemas Naciones de Chile
Disposición de los elementos de la mesa
Menú tipo
Menú adecuado para visitantes extranjeros o personas de diferentes culturas y/o religiones.
Organización de Eventos
Fundamentos para la realización de eventos formales
Clasificación y tipos de eventos
Planificación y producción de eventos
Normas y usos de etiqueta relativa a actos sociales
Organización y Producción de Eventos
Elementos técnicos
Recursos Humanos
Presupuesto
Redacción II (24 HORAS)
Enriquecer el vocabulario.
Completación de oraciones y párrafos
Ideas principales y secundarias
La concordancia
Distinción entre oración principal y oraciones subordinadas.
Formas y principios avanzados de redacción.
Pasos metodológicos.
Práctica constante para aplicar los nuevos planteamientos en situaciones concretas.
COMUNICACIÓN Y RELACIONES INTERPERSONALES (16 HORAS)
ACTITUDES Y MOTIVACION (2 Horas)
Formación y cambio de actitudes.
La motivación en la conducta humana.
COMUNICACIÓN INTERPERSONAL (4 Horas)
Cómo proyectar una impresión positiva.
El lenguaje corporal en el desempeño profesional.
Utilización de la proxémica en el desempeño profesional.
HABILIDADES COMUNICATIVAS DE LA ASISTENTE EJECUTIVA (6 Horas)
Modelo de comunicación efectiva
Empatía y Asertividad
Barreras de la comunicación
Relaciones con pares y jefaturas
Cierre de la Actividad
TRABAJO EN EQUIPO (4 horas)
Concepto y características de un equipo
Aprendizaje en equipo
Establecer Coordinación en grupos
Conocer las competencias personales para el trabajo en equipo
DOCUMENTACION Y ARCHIVO (24 HORAS)
Contenidos Organización Convencional de Archivos (6 Horas)
Importancia, objetivos y funciones del archivo
Recepción, registro y despacho de correspondencia.
Flujos de correspondencia y pasos para archivar.
Sistemas de clasificación más utilizados: alfabético, numérico, cronológico, geográfico, por materia o asunto y sistemas combinados.
Conocimiento y manejo de 15 reglas para archivar correctamente.
Control de documentos: documentos prestados y transferencia oportuna.
Archivos activos y pasivos.
Archivos centralizados y descentralizados.
Contenidos Organización Digital de Archivos (18 Horas)
AMBIENTE WINDOWS
Escritorio
Barra de Tareas
Iconos
Archivos
Carpetas
Ventanas
TRABAJO CON VENTANAS
Elementos Ventana
Buscar
Por nombre
Palabra o frase contenida en el archivo
Fecha
Tamaño
Crear carpeta y subcarpetas para organizar la información de acuerdo a diferentes criterios de clasificación
GUARDAR
MANEJO DE HOJAS
FILTRAR INFORMACIÓN
Filtro Simple
Filtro Personalizado
Conectores Y - O
CALIDAD Y EXCELENCIA EN EL SERVICIO II (20 HORAS)
Habilidades Comunicacionales
Aptitud / Actitud
Iniciativa, Respeto, Tolerancia y Aceptación de la Diversidad
Conversación; Diálogo sistemático y/o Monólogo
Esquema y técnicas para un diálogo Asertivo - Evaluación
Imagen Corporativa de Universidad de Chile
Visión y misión de Universidad de Chile
Objetivos y estrategias de Universidad de Chile en relación con la atención de clientes
Los colaboradores como imagen de Universidad de Chile
Importancia de la Atención
El Servicio como Factor de Desarrollo de la institución
El Cliente Interno y Externo; Usuarios; Estudiantes; Proveedores y Otras Relaciones
Taller: Calidad Total = Excelencia en el Servicio
Atención Telefónica
Parte de una llamada
Recepción y correcta derivación de mensajes
Compromiso con el cliente telefónico
Clientes con particularidades especiales
Saber escuchar
Tipos de clientes: seguro , enfadado, pasivo, charlatán
Organización de su Estación de Trabajo
Posición Corporal.: relajación del cansancio en general ejercicios para aliviar la tensión de muñecas y manos.
Asesoramiento y Atención de Reclamos
El asesoramiento al cliente
Actitudes adecuadas ante los reclamos
Técnicas de resolución de conflictos
Proceso de atención de reclamos
Errores más frecuentes en la atención de reclamos
Modelo de Atención Universidad de Chile
Lugar, Fechas y Horarios de Clases
Las clases se realizarán en Paulino Alfonso 346. Metro Universidad Católica. Santiago Centro.
Lunes y Miércoles
17:00 a 19:00
26-04-2010
26-05-2010
EXCEL BASICO INTERMEDIO
23
Lunes y Miércoles
17:00 a 19:00
31-05-2010
12-07-2010
BASES DE DATOS ACCESS
23
Lunes y Miércoles
17:00 a 19:00
14-07-2010
30-08-2010
DOCUMENTACION Y ARCHIVO
24
Lunes y Miércoles
17:00 a 19:00
01-06-2010
08-07-2010
COMUNICACIÓN Y RELACIONES INTERPERSONALES
20
Martes y Jueves
17:00 a 19:00
27-04-2010
27-05-2010
REDACCION II
24
Martes y Jueves
17:00 a 19:00
19-08-2010
28-09-2010
CEREMONIAL, PROTOCOLO E IMAGEN
30
Martes y Jueves
17:00 a 19:00
13-07-2010
29-09-2010
Como se puede apreciar el inicio de clases es el 26 de Abril y concluyen el 29 de Septiembre de 2010.
Pruebas de Suficiencia
Las personas que consideren que tienen los conocimientos de los siguientes módulos, podrán rendir pruebas de suficiencia en las fechas que se indican a continuación:
Si aprobó el Secretariado Nivel Asistente General
Lunes 19 de Abril
- Excel Básico intermedio : 17:00 horas
Si NO realizó el Secretariado Nivel Asistente General
Lunes 19 de Abril
Sistema Operativo y Word 16:00 horas
Excel básico Intermedio 17:00 horas
PowerPoint 18:00 horas
Digitación al Tacto 19:00 horas
Para rendir estas pruebas deben presentarse en Paulino Alfonso 346. Metro Universidad Católica. Santiago Centro.
hoy en día la función del secretariado se ha profundizado y no cualquiera puede desarrollar esta labor. Se necesita de una basta capacitación para poder realizar eficazmente todas las tareas que un secretario tiene dentro de una empresa