CERTIFICACION SECRETARIADO NIVEL ASISTENTE GENERAL
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INSCRIPCIONES CON:
SR. ALEJANDRO LARENAS
COORDINADOR DE CAPACITACION
OFICINA DE PERSONAL
9781746 – alarenas@odontologia.uchile.cl
Se solicita hacer su inscripciones a la brevedad por el tema de cupos.
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Presentación
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La Unidad de Capacitación de la Universidad de Chile, en Diciembre de 2007 realizó un estudio sobre las competencias que deben presentar todas las secretarias de nuestra institución.
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La conclusión de dicho estudio indicó que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias:
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Conocimientos técnicos del cargo (Rol de la Secretaria, Redacción, Digitación, Contabilidad, Archivos)
· Manejo Computacional
· Servicio al Cliente
· Trabajo en Equipo
· Conocimiento y Compromiso Organizacional
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Si bien cada una de estas competencias tiene su desarrollo específico, por falta de espacio no se expondrán en esta ocasión.
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Sí es relevante mencionar que por la vasta experiencia en la formación de secretarias, se solicitó a MANPOWER desarrollar un programa de perfeccionamiento que trabaje las 4 primeras competencias, es decir, Conocimientos técnicos del cargo (Rol, Redacción, Digitación, Contabilidad, Archivos), Manejo Computacional, Servicio al Cliente y Trabajo en Equipo.
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Por su parte, la competencia de Conocimiento y Compromiso Organizacional se desarrollará internamente, puesto que corresponde a actividades propias de nuestra institución.
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En este contexto, se ha definido un Programa de Formación Continua para Secretarias de la Universidad de Chile cuyo objetivo es brindar una oportunidad de perfeccionamiento continuo, que permita a las secretarias asumir mayor responsabilidad en su cargo, así como más autonomía, contribuyendo de este modo a su desarrollo personal y profesional, así como al desempeño de sus actividades laborales.
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Adicionalmente, un segundo objetivo es poder Certificar las Competencias del cargo de secretaria. Esto cobra especial relevancia, si se considera que esta Certificación ante un organismo reconocido en el área, como MANPOWER, implica comprobar y validar que la persona cuenta con los conocimientos, habilidades y actitudes requeridas para desempeñar el cargo.
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Siendo así, el programa tiene tres niveles, los cuales son:
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Secretariado Nivel Asistente General
Secretariado Nivel Asistente Ejecutivo
Secretariado Nivel Asistente De Alta Dirección
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El plan de estudios es el siguiente:
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COMPETENCIAS
NIVEL ASISTENTE GENERAL
NIVEL ASISTENTE EJECUTIVO
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NIVEL ASISTENTE DE ALTA DIRECCION
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C. Técnicas:
Manejo Computacional
Uso de Tecnologías:
Sistema Operativo
Procesador de Texto
Presentaciones
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Uso de Tecnologías:
Hojas de Cálculo
Bases de Datos
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Uso de Tecnologías:
Correo Electrónico
Internet
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Actualización permanente en tecnológicas
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C. Técnicas:
Conocimientos Técnicos del Cargo
Rol de la Secretaria
Redacción I Contabilidad Básica
Digitación
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Rol de la Secretaria:
Redacción II
Archivos
Organización de Eventos y Protocolo
Rol de la Secretaria: Ergonomía y Desarrollo Profesional
Redacción III
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C. Transversales
Servicio al Cliente
Servicio al Cliente I:
Servicio al Cliente II
Servicio al Cliente III:
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C. Transversales
Trabajo en Equipo
Trabajo en equipo I (nivel inicial)
Taller Trabajo en Equipo (nivel avanzado)
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Para dar inicio a este programa, en esta ocasión se ofrece el Primer Nivel de Asistente General.
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Como esta basado en la Metodología de Competencias, las secretarias podrán dar Pruebas de Suficiencia en caso que tengan los conocimientos, destrezas y/o actitudes que se desarrollan en alguno de los Módulos de este nivel, para ello deben revisar las fechas de los exámenes que se presentan más adelante.
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Si aprueban dicho examen, se eximirán del Módulo. Por su parte, MANPOWER al emitir el certificado final, lo hará considerando la aprobación del nivel competo, lo que en este caso será de Secretaria Nivel Asistente General.
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Requisitos de Inscripción
El curso esta destinado a Secretarias, funcionarias de la Universidad de Chile.
· Solicitud de inscripción y autorización de sus jefaturas.
· Informar al Coordinador de Capacitación, quién enviará la Inscripción Oficial a la Unidad de Capacitación Central.
· Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican.
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Contenidos
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MODULO 1: SISTEMA OPERATIVO, WORD Y POWER POINT
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Sistema Operativo (3 Horas)
Introducción a la computación. Utilidad de la tecnología. Hardware y Software. Memorias. Seguridad (antivirus).
Teclado (Enter, Alt, Fija Mayúsculas, Shift, Ctrl, Retroceso y Windows)
Encender y apagar el equipo. Elementos de la Pantalla (Escritorio, Iconos, Barra de Tareas)
Uso del mouse (Botón primario y secundario)
Menú contextual Estructura y manejo de una Ventana. Uso de la barra de tareas.
Definición de Aplicación, Carpeta y Archivo.
Manejo de Carpetas (Crear, Cambiar Nombre y Eliminar.
Uso de la Papelera de Reciclaje
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Programa Word (17 Horas)
Ingresar y salir del programa Word.
Elementos de la ventana Word: barra de título, barra de menú, barra de herramientas (standard, formato y bordes), regla, página de escritura, cursor, barra de desplazamiento y barra de estado.
Menú archivo: Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar, Guardar Como, Vista Preliminar y Salir.
Ingresar texto en la hoja Word.
Editar texto: seleccionar, corregir, borrar e insertar.
Moverse a través del texto.
Configuración de página: márgenes, orientación y tamaño del papel, alineación vertical.
Formato de fuentes: tipo, tamaño, estilo, color, efectos, subrayados, espacio entre caracteres, cambiar mayúsculas/minúsculas y letra capital.
Formato de párrafos: alineación (derecha, centro, izquierda y justificada), interlineado, espacio anterior y posterior.
Formato de numeración y viñetas: viñetas, números y esquema numerado.
Formatos de bordes y sombreado: bordes, sombreado y bordes de página. Encabezado y pie de página.
Insertar salto de página manual y numeración de página.
Insertar imágenes (modificar tamaños y alinear).
Manejar menú tablas: insertar, eliminar filas y columnas, centrar tabla, dividir y combinar celdas, uso de bordes y sombreados en la tabla, uso de sangrías en el texto de una tabla, líneas de división.
Traspasar información de Excel a Word (planillas y gráficos).
Crear documentos personalizados: documento principal (cartas estilo bloque, semibloque y memorándos) y base de datos (en Word y Excel).
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Power Point (14 horas)
Ingresar y salir del Programa PowerPoint.
Diferentes opciones de ingreso a PowerPoint.
Elementos de la ventana PowerPoint: barra de título, barra de menú, barras de herramientas (estándar, formato y dibujo), regla, barra de desplazamiento y barra de estado.
Editar las diapositivas de una presentación existente, trabajando a través de las distintas opciones del menú ver: diapositiva, esquema, clasificador de diapositiva, páginas de notas y presentación con diapositivas.
Crear diapositivas.
Seleccionar un diseño de diapositiva.
Ingresar texto (título y contenidos).
Cambiar el diseño de una diapositiva
Mover y seleccionar los distintos elementos de una diapositiva.
Uso de la regla.
Formatear una diapositiva a través de las distintas opciones del menú formato.
Insertar y formatear imágenes, gráficos wordart, autoformas y organigramas en una diapositiva.
Efectos de transición con tiempo entre diapositivas.
Utilizar plantillas en la creación de una presentación.
Asistente para Auto-contenido
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MODULO II: ROL DE LA SECRETARIA COMO ASISTENTE EJECUTIVA I
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Rol Ejecutivo de la Asistente (4 Horas)
Proactividad
Organización del trabajo en equipo
Apoyo a la gestión
Comunicación entre estamentos
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Habilidades de Compromiso en el Ámbito Laboral (4 Horas)
Personalidad
Percepción
Motivación
Autoestima
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La Asistente Ejecutiva y el Rol en el Equipo de Trabajo (4 Horas)
Organización del equipo de trabajo en la empresa moderna
Rol de la asistente ejecutiva en relación al líder, al equipo de trabajo y al usuario
Condiciones de funcionamiento de un equipo exitoso
Multifuncionalidad
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Imagen y Presentación Personal (4 Horas)
La importancia de la presentación personal
La funcionalidad y el poder de la imagen personal
Redescubriendo la imagen
Tipologías de cuerpos y rostros
Personalidad y Estilo
El protagonismo de la elegancia
Mejoremos nuestra imagen
El maquillaje
El vestuario
Principios del vestuario: tradición, calidad, innovación
El calzado
Accesorios
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MODULO III: Redacción I
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Redacción de Cartas: (10 Horas)
Aspectos Gramaticales
Sujeto Redactor
Concordancia Verbal
Claridad y orden
La Cohesión de los párrafos
La construcción lógica
Redacción de Informes: (10 Horas)
Estructura del Informe
El propósito
El procedimiento
La materia
El análisis y discusión
Conclusiones
Otros documentos
Notas Sociales
Certificados.
Condolencias.
Invitaciones.
Recomendaciones.
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Análisis de Texto y Resumen (4 Horas)
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MODULO IV: DIGITACION
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Uso y función del Computador para la digitación al tacto.
Teclado alfabético y numérico. Signos y teclas de doble función.
Conocimiento de las normas, que debe tener en consideración el alumno, para desarrollar su trabajo en el computador:
Posición corporal adecuada.
Posición correcta de los dedos en el teclado.
Teclado alfabético y numérico.
Ejercitación.
Precisión.
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MODULO V: CONTABILIDAD BASICA
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Porcentajes. (7 Horas)
Cálculo del porcentaje de un número.
Incidencia porcentual.
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Interés. (2 Horas)
Interés simple-Compuesto-Fórmulas
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Contabilidad. (7 Horas)
Estados financieros y libros de registro.
Declaración de impuestos. Pago simultáneo. Vía Internet.
Balance General.
P.P.M.
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Documentación Bancaria. (7 Horas)
Cuenta Corriente Bancaria.
Cheques-Endosos-Protestos.
Conciliación bancaria.
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Remuneraciones. (8 Horas)
Contrato laboral.
Liquidación de sueldo, honorario.
Finiquito.
Desahucio e indemnización.
Descanso maternal y fuero.
Feriado progresivo.
Licencias Médicas.
A.F.P.
Seguro Cesantía.
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MODULO VI: Servicio al Cliente
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Importancia de la Atención Al Cliente (4 Horas)
¿Qué es un Cliente?
¿Qué es el Servicio?
¿Qué es el Servicio al Cliente?
Atención de clientes y gestión global de la institución
El Servicio como Factor de Desarrollo de la institución
Tipología de Clientes: Cliente Interno y Externo
Oportunidad y Riesgo involucrados en la atención de clientes
Calidad = Excelencia
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La Actitud y su Importancia (4 Horas)
Importancia de la motivación al logro (resultados monetarios)
Importancia de la automotivación y autogestión (estructura adulta)
Importancia de la actitud positiva (la actitud lo es todo)
Cómo lograr seguridad personal y cómo transmitírsela al cliente.
Profesionalismo en la gestión.
Análisis de video alusivo al tema
Role-Playing con los asistentes
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Fidelización del Cliente en el Tiempo. (4 Horas)
La importancia de lograr acuerdos con el cliente
Negociación Ganar-Ganar.
Importancia de lograr la satisfacción plena del cliente (fidelización)
Importancia de los últimos treinta segundos con el cliente.
Análisis de video alusivo al tema
Role-Playing con los asistentes
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Lugar, Fechas y Horarios de Clases
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Las clases se realizarán en Paulino Alfonso 346. Metro Universidad Católica. Santiago Centro.
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Sistema Operativo y Word
29 de Abril al 03 de Junio
Ma y Ju
De 17:00 a 19:00
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PowerPoint
05 al 26 de Junio
Ma y Ju
De 17:00 a 19:00
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Rol De La Secretaria Como Asistente Ejecutiva
28 de Abril al 26 de Mayo
Lu y Mi
De 17:00 a 19:00
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Redacción I
28 de Mayo al 07 de Julio
Lu y Mi
De 17:00 a 19:00
24
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Contabilidad Básica
09 de Julio al
03 de Septiembre
Lu y Mi
De 17:00 a 19:00
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Digitación I
01 al 31 de Julio
Ma y Ju
De 17:00 a 19:00
24
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Servicio al Cliente I
05 al 21 de Agosto
Ma y Ju
De 17:00 a 19:00
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Como se puede apreciar el inicio de clases es el 28 de Abril y concluyen el 03 de Septiembre de 2008.
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Pruebas de Suficiencia
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Las personas que consideren que tienen los conocimientos de los siguientes módulos, podrán rendir pruebas de suficiencia en las fechas indicadas a continuación:
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Miércoles 23 de abril
Redacción I - 15:00 horas
Digitación I - 16:00 horas
Contabilidad - 17:00 horas
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Lunes 28 de abril
Sistema Operativo, Word y PowerPoint, a las 18:00 horas.
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Para rendir estas pruebas deben presentarse en Paulino Alfonso 346. Metro Universidad Católica. Santiago Centro
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Vacantes e Inscripción
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Cada curso se realizará un mínimo de 12 personas por curso.
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Las inscripciones deberán realizarse a través del Coordinador de Capacitación quien enviará en el Formulario Oficial de Inscripción de Cursos la nómina de participantes de su Organismo Universitario.
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Los datos de la OTEC serán completados por la Unidad de Capacitación.
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El último plazo de inscripción será 48 horas antes del inicio del curso (2 días hábiles).
